Вхід
1c_fran_red.png
Помилка
  • Помилка завантаження даних каналу
Перегляди: 1626
Друк

Функціональні можливості "1С: Підприємство 8. Документообіг КОРП для України"

Робота з документами

"1С: Документообіг 8 КОРП для України" дозволяє працювати з документами будь-яких типів. Кожен документ супроводжується обліково-реєстраційною карткою, набір реквізитів якої відповідає "Інструкції з діловодства № 1153 від 17.10.1997", постанови КМУ "Про затвердження типового порядку здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади № 1453 від 28.10.2004".

Зберігання та права доступу

У конфігурації програми "1С: Документообіг 8 КОРП для Україні" внутрішні документи і файли зберігаються в структурі папок з урахуванням прав доступу.

Структура папок може формуватися у відповідності з організаційною структурою підприємства або за типами документів. Кожній папці встановлюється дозвіл на виконання користувачами або групами користувачів різних операцій: читання, додавання, редагування або видалення.

Додатково до цього всі дані конфігурації "1С: Документообіг 8 КОРП для Україні" обмежуються правами доступу в залежності від видів документів, грифів доступу до документів, груп кореспондентів і груп фізичних осіб, організацій та питань діяльності.

Безпосередньо файли можуть зберігатися як в інформаційній базі, так і в томах на диску.

Реєстрація вхідних і вихідних документів

"1С: Документообіг 8 для України" дозволяє вести облік та реєстрацію вхідної та вихідної кореспонденції. При цьому здійснюється автоматична генерація наскрізних реєстраційних номерів по складним правилам.

Реєстрація документів проводиться відповідно до державних стандартів, типовими інструкціями і традиціями вітчизняного діловодства.

Реєстрація документа супроводжується наступними процесами:

  • облік документів, що надійшли, друк штрихкодів та реєстраційних штампів;
  • автоматизація процедури розгляду документів і подальшої постановки на контроль;
  • оповіщення виконавців;
  • підтримка регламентованих термінів виконання документів;
  • формування справ, передача закритих справ на архівне зберігання або знищення;
  • подальше формування звітів по надходженню та виконанню документів, по прострочених документах.

Облік звернень громадян

У програмі передбачена реєстрація і обробка звернень громадян відповідно до Закону України № 393/96-ВР від 02.10.1996 "Про звернення громадян".

Передбачено облік дублікатів і повторних звернень, а також облік переадресації звернень громадян в сторонні організації і від них.

Для роботи із зверненнями громадян використовується спеціальне робоче місце, у якому фахівець одразу бачить всі звернення громадян, що надійшли, історію листування та іншу супровідну інформацію по ним. Для аналізу і контролю виконання звернень громадян використовуються звіти "Виконання звернень громадян", "Структура звернень за період", "Динаміка кількості звернень", "Список звернень громадян".

Облік договорів

В "1С: Документообіг 8 КОРП для Україні" автоматизований повний життєвий цикл договірних документів:

  • підготовка проекту договору;
  • узгодження проекту договору, як зовнішнє, так і внутрішнє;
  • облік всіх пов'язаних з договором документів, наприклад, акти, додаткові угоди;
  • облік і контроль термінів дії договорів;
  • автоматичне продовження термінів дії по правилам, зазначеним у договорі;
  • багатовалютний облік сум договорів;
  • облік і контроль виконання фінансових зобов'язань за договором;
  • контроль наявності супровідних документів за договором, наприклад, рахунок-фактура;
  • контроль повернення переданих примірників документів за договором;
  • розірвання договору.

Для аналізу договірної роботи передбачені такі звіти, як "Список укладених договорів", "Договори зтермін дії, що закінчується", "Супровідні документи за договором", "Динаміка кількості укладених договорів", "Динаміка сум укладених договорів", "Розірвані договори".

Сканування

В "1С: Документообіг 8 КОРП для України" передбачена можливість завантаження вхідних, вихідних, внутрішніх документів і файлів зі сканерів будь-яких типів, що підтримують інтерфейс TWAIN. Сканування здійснюється у формати jpg, pdf і tif, в тому числі і багатосторінковий.

Підтримується потокове сканування з автоматичним розпізнаванням штрихкодів документів і формування багатосторінкових tif або pdf файлів.

Передбачено автоматичне розпізнавання відсканованих зображень і повнотекстовий пошук по розпізнаним документам.

Електронна пошта

Будь-який документ або файл "1С: Документообігу 8 КОРП для України" можна відправити електронною поштою безпосередньо з програми. Також передбачене завантаження вхідних і внутрішніх документів з електронної пошти. При використанні ЕЦП можна відправляти і приймати підписані та зашифровані файли.  

Перегляд, редагування і контроль версій

Для перегляду та редагування документів "1С: Документообіг 8 КОРП для Україні" використовує відповідні додатки, встановлені на локальних комп'ютерах користувачів.

Повсякденна робота з документами і файлами виконується безпосередньо на "робочому столі"; користувач бачить список документів, що редагуються і список невиконаних завдань, передбачена настройка "робочого столу" з можливістю видалити, додати чи поміняти місцями елементи конкретного розділу.

"1С: Документообіг 8 КОРП для України" забезпечує доступ співробітників до файлів, як для перегляду, так і для редагування. Конфлікти при одночасному редагуванні документів виключаються завдяки механізму блокування файлів.

При збереженні змін в інформаційній базі автоматично створюється нова версія файлу з зазначенням автора, дати і часу створення.

Безпосередньо з картки файлу можна подивитися список версій, видалити непотрібні, змінити активну (поточну) версію. Для файлів популярних форматів (doc, rtf, html, txt, odt) підтримується порівняння версій.

Шаблони документів і файлів

В "1С: Документообіг 8 КОРП для Україні" користувачі можуть настроювати та використовувати автоматично заповнювані шаблони файлів і документів. При створенні нового файлу з шаблону поля шаблону автоматично заповнюються обліковими даними, наприклад, найменування, автор, дата створення, сума договору, реквізити контрагента.

При створенні нового документа з шаблону його реквізити відразу заповнюються за шаблоном, і до документа автоматично приєднуються всі зазначені в шаблоні файли, які, в свою чергу, теж автоматично заповнюються на підставі реквізитів документа.

Штрихкодування документів

В "1С: Документообіг 8 КОРП для Україні" всім документам автоматично присвоюється штрих-код, який можна:

  • роздрукувати на окремому аркуші;
  • роздрукувати поверх титульного аркуша паперового документа;
  • роздрукувати на наклейці;
  • вставити в електронний документ як зображення.

Штрихкоди використовуються для швидкого пошуку облікових карток документів і для автоматичного прикріплення файлів до документів при потоковому скануванні.

Друк реєстраційних штампів документів

В "1С: Документообіг 8 КОРП для Україні" користувачі можуть виводити на друк реєстраційний штамп документа, який містить назву організації, реєстраційний номер і дату реєстрації, штрихкод. Реєстраційний штамп може друкуватися як на окремому аркуші, так і поверх титульного аркуша паперового документа.

Зв'язки між документами

В "1С: Документообіг 8 КОРП для Україні" передбачені стандартні зв'язки між документами, які автоматично встановлюються, наприклад, при реєстрації відповідних документів. Програма дозволяє налаштувати додаткові зв'язки між документами і вказати правила використання цих зв'язків для видів документів. Підтримуються поодинокі, множинні, односторонні і двосторонні зв'язки.

Декілька резолюцій в документах

У картці документа "1С: Документообіг 8 КОРП для України" можна вказати кілька резолюцій. Резолюції автоматично формуються бізнес-процесом "Розгляд" або можуть бути введені вручну. При цьому в якості авторів резолюцій можуть виступати не тільки співробітники вашого підприємства або установи, а й посадові особи сторонніх організацій.

Переадресація вхідних документів

В програмі "1С: Документообіг 8 КОРП для України" можна враховувати переадресацію вхідних документів в сторонні організації, а також отримання переадресованих вхідних документів від сторонніх організацій. При цьому програма дозволяє контролювати терміни виконання переадресованих документів.

Контроль переданих документів

Передбачено облік передачі документів посадовим особам кореспондентів та контроль термінів повернення переданих документів.

Бізнес-процеси і робота користувачів

В програмі "1С: Документообіг 8 КОРП для Україні" колективна робота з документами реалізована за допомогою наступних бізнес-процесів

Розгляд: документ потрапляє на розгляд до керівника і з його резолюцією повертається до автора документа. При цьому безпосередньо в процесі розгляду посадова особа може винести текстову резолюцію або відправити документ на виконання або ознайомлення.
Виконання: документ передається на виконання всім користувачам за списком і контролерові для дотримання виконавчої дисципліни. Один з користувачів може бути призначений відповідальним виконавцем.
Узгодження: додані до такого бізнес-процесу документи потрапляють на узгодження зазначеним респондентам і потім повертаються до автора цього бізнес-процесу для ознайомлення з результатами узгодження або відправки на повторне погодження. В "1С: Документообіг 8 КОРП для України" підтримуються такі варіанти узгодження, як:

  • паралельне;
  • послідовне;
  • змішане (паралельне і послідовне), в тому числі і з урахуванням умов маршрутизації.

Затвердження: документ потрапляє на затвердження до відповідальної особи і повертається до автора документа для ознайомлення з результатом затвердження.

Реєстрація: документ потрапляє до секретаря для присвоєння реєстраційного номера, проставлення печатки організації і відправки кореспонденту.

Ознайомлення: за допомогою цього бізнес-процесу потрібний документ розсилається всім користувачам за списком для ознайомлення.

Доручення: за допомогою цього бізнес-процесу можна видавати доручення співробітникам і перевіряти їх виконання.

Обробка вхідного документа: цей бізнес-процес автоматизує повний цикл обробки вхідного документа - розгляд, виконання, списання в справу.

Обробка вихідного документа: цей бізнес-процес автоматизує повний цикл створення вихідного документа - погодження, затвердження, реєстрація.
Передбачена можливість призначати завдання не тільки конкретним виконавцям, але й ролям. Так, наприклад, документ можна відправити на затвердження ролі "Директор", і програма автоматично доставить відповідну завдання тому, хто в даний момент виконує цю роль, - самому директору або його заступнику.

Для забезпечення жорсткої маршрутизації передбачена можливість налаштування шаблонів маршрутів бізнес-процесів по кожному виду документів з урахуванням умовної маршрутизації. Так, наприклад, для узгодження договорів, сума яких перевищує 20 000 гривень, буде використаний один шаблон, а для узгодження всіх інших договорів - інший. Умови маршрутизації можуть налаштовуватися в режимі конструктора або на вбудованій мові.

Терміни виконання бізнес-процесів контролюються з урахуванням графіків робіт співробітників і можуть обчислюватися не тільки в днях, а й у годинах і навіть хвилинах.

Реалізований автоматичний запуск бізнес-процесів за розкладом.

Підтримується ієрархія підпорядкованості бізнес-процесів та їх завдань. При створенні бізнес-процесу можна вказати, що він є підлеглим по відношенню до задачі іншого бізнес-процесу. Таким чином, вибудовується ієрархія бізнес-процесів і завдань, яке можуть бачити всі учасники цих бізнес-процесів з урахуванням прав доступу.

Існує можливість тимчасової зупинки бізнес-процесів, яка поширюється на всі підлеглі бізнес-процеси та їх завдання.

Пошук

Електронний документ являє собою структурований набір даних, що містить реквізитну і змістовну частину. Реквізити документа та інформація його змістовної частини можуть бути використані в процесі пошуку конкретного документа.

В "1С: Документообіг 8 для України" реалізований повнотекстовий пошук будь-яких даних (документів, файлів) не тільки по всіх полях карток, але й по змісту версій файлів популярних форматів з урахуванням морфології української, російської та англійської мов.

Облік робочого часу та контроль виконання

Дані обліку робочого часу і можливість його контролю забезпечують керівника інформацією для прийняття управлінських рішень і дозволяють оптимізувати роботу співробітників.

У програмі реалізована щоденна звітність співробітників, яка включає в себе дані про час, проект, зміст роботи. На підставі цих відомостей можна побудувати різні звіти про витрати часу співробітників в розрізі видів робіт, підрозділів або періодів.

Організація розподіленої інформаційної бази

В "1С: Документообіг 8 КОРП для України" передбачена робота в режимі розподіленої інформаційної бази, в тому числі і для варіанту зберігання файлів не в інформаційній базі, а на диску.

Обмін даними з іншими типовими конфігураціями

В "1С: Документообіг 8 КОРП для Україні" передбачені плани обміну з типовими конфігураціями, що працюють на платформі "1С: Підприємство 8.2":

  • "Управління виробничим підприємством для України", 1.3.12;
  • "Управління торгівлею для України", 2.3.12;
  • "Управління торговим підприємством для України", 1 .. 2.4;
  • "Бухгалтерія для України", 1.2 .. 3;
  • "Управління невеликою фірмою", 1.3.1.

Додатково до програми включені правила обміну з іншими типовими конфігураціями:

  • "Бухгалтерія для України", редакція 1 .. 2;
  • "Управління торговим підприємством для України", редакція 1.2;
  • "Управління виробничим підприємством для України", редакція 1.3;
  • "Управління торгівлею для України", редакція 2.3.

Веб-сервіси роботи з файлами

"1С: Документообіг 8 КОРП для України" може виступати як зовнішня по відношенню до інших систем бібліотека файлів. Взаємодія між "1С: Документооборотом 8 КОРП для Україні" та іншим додатком (наприклад, іншою інформаційною базою, що працює на платформі "1С: Підприємство 8.2") здійснюється за допомогою веб-сервісів.

Новини 1С:Україна

Joomla! is Free Software released under the GNU/GPL License.